ExpertFolio heeft meerdere modules. Sommige modules (zoals de echo-module) kunnen als individu worden aangeschaft: Ga naar Echo-portfolio > Maak een account aan en bestel.
Het EPA-portfolio is een product dat door een gehele afdeling of organisatie wordt gebruikt en dus niet door een individu kan worden aangeschaft. Wil je hiermee starten, ga dan naar: Onze producten > EPA-module > Selecteer je eigen functie > Neem contact op voor verder stappen.
Heel graag gaan we in contact om te inventariseren waar de behoeftes liggen. Wij verzorgen graag een online demonstratie of komen met een productspecialist langs op locatie. Stuur hiervoor een verzoek naar info@expertfolio.nl
Klik in het inlogscherm van de juiste module op > Wachtwoord vergeten; en vul vervolgens het e-mailadres in waarmee u altijd inlogt in het portfolio. Klik op > Nieuw wachtwoord aanvragen; en volg vervolgens de instructies die u via op uw e-mailadres ontvangt. Niks ontvangen? Controleer dan uw ongewenste e-mail of stuur ons een bericht via info@expertfolio.nl
Klik rechtsboven op uw initialen, ga naar > Profiel en wijzig hier uw e-mailadres. Klik daarna op > Update en uw e-mailadres is nu gewijzigd.
De gebruikersrol in een bepaalde gebruikersgroep kan door de opleider van die groep worden aangepast. Legt dit verzoek dus eerst neer bij de opleider/beheerder van de groep. Mochten jullie er samen niet uitkomen, stuur dan een mail naar info@expertfolio.nl
Klik rechtsboven op uw initialen. Indien u gekoppeld bent aan meerdere portfolio’s, ziet u de optie > Wissel van portfolio. Klik hierop om te wisselen van portfolio.
Als werkbegeleider of supervisor heeft u beperkte inzagerechten. Dit heeft te maken met de privacywetgeving; u ziet alleen de informatie die voor u relevant is en waarvoor de studenten expliciet toestemming hebben gegeven. Als werkbegeleider ziet u alleen de bekwaamheidsniveaus van uw studenten, maar niet de rest van het portfolio van de student. Alleen de opleiders hebben volledige inzagerechten.
Ja, dit is mogelijk met expliciete toestemming van de student. De opleider heeft inzage in alle studenten in de groep, maar het kan ook nuttig zijn dat een losse begeleider (bijvoorbeeld tijdens een stage of als mentor) inzage krijgt in het portfolio van een student. Als werkbegeleider gaat u op uw dashboard naar het ronde plaatje rechtsboven (initialen of profielfoto). Ga vervolgens naar > Instellingen > Gekoppelde studenten. Hier kunt u een student toevoegen en het verzoek verzenden. Zodra de student het verzoek heeft geaccepteerd, heeft u inzagerechten van het portfolio van deze student.
Wij vinden het erg belangrijk om de identiteit van een beoordelaar te verifiëren zodra deze wordt gevraagd voor een beoordeling. Dit is alleen mogelijk door de gebruiker te vragen om in te loggen. Alleen dan weten wij zeker dat een beoordeling ook daadwerkelijk door deze persoon is ingevuld. Met deze verificatiestap zorgen wij ervoor dat de gegevens in de portfolio’s van de studenten zo door de juiste mensen worden toegevoegd. Echter, het is ook mogelijk dat studenten de beoordelingsverzoeken versturen naar externe e-mailadressen (dit zijn dus geen ExpertFolio gebruikers). Van deze mensen hebben wij geen gegevens, dus hierbij kunnen we niet de identiteit bevestigen. Deze manier van beoordelen, zonder in te loggen, is wel beschikbaar vanwege het gebruiksgemak maar heeft uiteraard niet de voorkeur.
Als opleider bent u ook direct groepsbeheerder. Hiermee heeft u de mogelijkheid om gebruikers toe te voegen en te verwijderen uit uw gebruikersgroep. Om gebruikers toe te voegen gaat u vanuit uw dashboard naar; Groepsbeheer. Hier selecteert u het relevante tabblad en voegt u vervolgens een nieuwe gebruiker toe. Zodra de uitnodiging wordt geaccepteerd, is deze nieuwe gebruiker direct lid van de huidige gebruikersgroep.
Er zijn twee manieren waarop u inzage heeft in de voortgang van uw studenten. Het dashboard laat een samenvatting zien, en desgewenst kunt steeds verder inzoomen (bijvoorbeeld op specifieke EPA’s). Als tweede optie kunt u het volledige portfolio bekijken, door via het linker zij-menu te klikken op: Bekijk portfolio van student. Selecteer vervolgens de student van wie u de voortgang wilt inzien en klik op > Ga. U bent nu in de ‘Inzagemodus’, te zien aan de blauwe balk aan de bovenzijde. U kunt nu het volledige portfolio van de student inzien. Vanuit de inzagemodus kunt u in principe geen aanpassingen doen in het portfolio van de student, met als uitzondering het IOP.
In het IOP zijn praktische en inhoudelijke onderdelen van de opleiding opgenomen. Voordat de student met het portfolio aan de slag kan gaan dient er in het IOP een startdatum van de opleiding te zijn opgenomen. Dit kan u toevoegen bij het uitnodigen van de student of later vanuit de ‘inzagemodus’. De student, en ook u als opleider, kunnen dus beiden in het document aanpassingen maken.
Elke student dient een stageschema te hebben, dit hoeft u gelukkig niet helemaal zelf één voor één toe te voegen. Wij hebben een handige tool toegevoegd waarmee u een standaard stageschema kunt opstellen. Dit is een chronologische volgorde van de verschillende stages die u(soms met enkele aanpassingen per student) met één druk op de knop kunt toevoegen aan de opleiding van de student. Hiermee is voor alle partijen inzichtelijk hoe de opleiding praktisch wordt ingevuld.
Het stageschema kan later door zowel de student als door de opleider op maat worden aangepast. Let op: het is noodzakelijk dat er minimaal één stage in het stageschema is opgenomen om vervolgens de formulieren te kunnen gebruiken die betrekking hebben op de stages (introductiegesprek, stagebeoordeling)
Ga op uw dashboard naar: Groepsbeheer. Klik op het tabblad van de supervisors: aan de rechterkant vindt u > Wijzigen. Hier kunt u voor uw supervisors ook opleiderrechten instellen. Let op: de supervisor heeft vervolgens exact dezelfde functionaliteiten als uzelf.
Ga in je dashboard naar de desbetreffende EPA en klik rechts op ‘Details’. Hier vind je welke en hoeveel formulieren je moet uploaden. Wil je inhoudelijk informatie over de eindtermen van de EPA? Klik dan op > Informatie, details over deze EPA.
Het formeel vastgelegde bekwaamheidsniveau wordt getoond op het dashboard. Dit niveau moet altijd door een opleider worden vastgesteld (en kan ook op elk moment worden aangepast) via het OOG-formulier. De beoordelingen die zijn toegevoegd aan de EPA dienen als leidraad om een nieuw bekwaamheidsniveau via het OOG-formulier vast te leggen.
Dit hangt af van de soort beoordeling. Niet alle beoordelingen hoeven gekoppeld te worden aan een EPA, echter is het wel van belang dat je een EPA koppelt als je wil dat het formulier in die context wordt gezien (bijvoorbeeld als in het kader van de verplichte formulieren). Indien een formulier geen veld heeft om het te koppelen aan een EPA dan wordt deze beoordeling automatisch opgeslagen op de juiste plek (bv bij een EPA of als generieke beoordeling passende bij de gehele opleiding).
Dit is alleen mogelijk indien een begeleider (nog) niet actief is in de gebruikersgroep waarin je zelf lid bent. Omdat alleen een opleider nieuwe gebruikers kan toevoegen aan de groep, vraag je de opleider om deze gebruiker (nogmaals) een uitnodiging te sturen. Pas als de begeleider de uitnodiging heeft geaccepteerd, zal deze zichtbaar worden in de lijst met supervisors. Totdat dit is gedaan kan je een formulier ook per e-mail versturen.
Het portfolio wordt pas volledig geactiveerd als er een startdatum aan het IOP is toegevoegd. De opleider dient de startdatum toe te voegen op het tweede tabblad van het IOP. Hiervoor heeft de opleider een inzage-functie. Pas zodra deze datum is toegevoegd én er EPA’s zijn toegevoegd aan je opleiding, worden alle functionaliteiten geactiveerd.
Je kunt een werkbegeleider inzagerechten geven in jouw portfolio door rechtsboven op jouw initialen/profielfoto te klikken en vervolgens naar > Instellingen portfolio te gaan. Ga vervolgens naar > Gekoppelde supervisors > Voeg supervisor toe. Zodra de werkbegeleider de uitnodiging heeft geaccepteerd zal deze volledige inzagerechten hebben in jouw portfolio. Deze inzagerechten kunnen ook op dezelfde pagina weer worden ingetrokken.
Om EPA’s te kunnen inzien en formulieren te kunnen uploaden, is het van belang dat jouw IOP (individueel opleidingsplan) is ingevuld door jouw opleider. Als jouw IOP niet is ingevuld, kun je niet verder in het portfolio. Als de EPA’s niet zichtbaar zijn en je geen formulieren kunt uploaden, raden wij je aan contact op te nemen met jouw opleider.
